ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ

Διαχείριση Έργων

Γενικό Πλαίσιο

Η διαχείριση των έργων γίνεται σύμφωνα με τις πρόνοιες των Συμβολαίων Έργου. Το ΙδΕΚ έχει το δικαίωμα να ενεργεί κατά τρόπο που να εξασφαλίζει την ομαλή υλοποίηση των έργων που χρηματοδοτεί, μέσω ουσιαστικών ελέγχων και, σε περίπτωση εντοπισμού ατασθαλιών, μέσω της επιβολής αποτρεπτικών κυρώσεων.

Ο Ανάδοχος Φορέας (ΑΦ) έχει την ευθύνη για την ορθή υλοποίηση του συνόλου του Προϋπολογισμού του έργου. Επιπρόσθετα, ο ΑΦ αναλαμβάνει την ευθύνη καθοδήγησης των υπολοίπων Φορέων του Δικτύου Συνεργασίας, ως προς τους κανονισμούς και τις διαδικασίες διαχείρισης του έργου.

Κάθε Φορέας του Δικτύου Συνεργασίας έχει την ευθύνη της ορθής διαχείρισης της χορηγίας που λαμβάνει και της υλοποίησης των δαπανών που τον αφορούν στο πλαίσιο της υλοποίησης του έργου. Σε περίπτωση που ο ΑΦ διαπιστώσει ότι, Φορέας του Δικτύου Συνεργασίας δεν ανταποκρίνεται στις υποχρεώσεις του σε σχέση με την υλοποίηση του έργου και τη διαχείριση του προϋπολογισμού, τότε πρέπει να λαμβάνει τα απαραίτητα μέτρα και να ενημερώνει άμεσα το ΙδΕΚ.

Για το γενικό πλαίσιο των κανόνων διαχείρισης έργων μπορείτε να δείτε το σχετικό webinar εδώ.

Παρακολούθηση Έργων

Η διαδικασία Παρακολούθησης Έργων αφορά στην εφαρμογή μέτρων για διευκόλυνση της ερευνητικής εργασίας και ταυτόχρονα στη διασφάλιση της ποιοτικής υλοποίησης των Έργων μέσω αποτελεσματικών εργαλείων και διαδικασιών.

Η πρόοδος και τα αποτελέσματα των έργων παρακολουθούνται και αξιολογούνται από το ΙδΕΚ μέσω της υποβολής εκθέσεων προόδου, της εφαρμογής διαδικασίας επιστημονικής αξιολόγησης της προόδου των έργων και της διεξαγωγής επισκέψεων ελέγχου στους χώρους που διενεργείται η έρευνα.

Η επιλογή των εργαλείων και των διαδικασιών που εφαρμόζονται με στόχο τη βέλτιστη παρακολούθηση των έργων γίνεται ανάλογα με το Ανώτατο Ποσό Χρηματοδότησης (μέγιστη χρηματοδότηση που μπορεί να λάβει ένα έργο) όπως αυτό καθορίζεται στην περιγραφή των Προγραμμάτων και/ή στην αντίστοιχη Πρόσκληση. Τα έργα διαχωρίζονται σε τρία μεγέθη ως ακολούθως:

Μεγάλο Έργο: Ανώτατο ποσό χρηματοδότησης μεγαλύτερο από 500.000 Ευρώ
Μεσαίο Έργο: Ανώτατο ποσό χρηματοδότησης μεταξύ 120.000-500.000 Ευρώ
Μικρό Έργο: Ανώτατο ποσό χρηματοδότησης χαμηλότερο από 120.000 Ευρώ

Εκθέσεις Πρόοδου

Ο Ανάδοχος Φορέας μέσω του Συντονιστή Έργου είναι υπεύθυνος για την υποβολή εκθέσεων προόδου στο ΙδΕΚ. Οι εκθέσεις προόδου συμπληρώνονται σε τυποποιημένα έντυπα που παρέχονται από το ΙδΕΚ σε ψηφιακή μορφή και υποβάλλονται στο ΙδΕΚ σε προκαθορισμένο χρονικό πλαίσιο. Οι εκθέσεις προόδου αναφέρονται στην υλοποίηση της εργασίας που προβλέπεται από το Συμβόλαιο.

Τα είδη των εκθέσεων χωρίζονται ανάλογα με το περιεχόμενό τους και είναι τα ακόλουθα:

Ενδιάμεση Έκθεση Προόδου: Περιλαμβάνει συνοπτική περιγραφή της εργασίας που υλοποιήθηκε κατά το πρώτο μισό του έργου και τα ολοκληρωμένα Παραδοτέα του έργου.
Τελική Έκθεση Προόδου: Περιλαμβάνει περιγραφή της εργασίας που υλοποιήθηκε καθ’ όλη τη διάρκεια υλοποίησης του έργου καθώς και άλλες πληροφορίες που απαιτούνται στα προβλεπόμενα έντυπα. Επιπρόσθετα επισυνάπτονται τα Παραδοτέα του έργου.
Αίτημα Πληρωμής: Περιλαμβάνει δαπάνες που αφορούν στη χρονική διάρκεια υλοποίησης του έργου για τις οποίες υποβάλλεται η έκθεση και για τις οποίες απαιτείται καταβολή μέρους της χρηματοδότησης, ή συγκεκριμένες δαπάνες (ανεξάρτητα από τη χρονική περίοδο υλοποίησης του έργου) για τις οποίες απαιτείται καταβολή δόσης (πχ εξοπλισμός).

Επιστημονικός Έλεγχος Έργων

Το ΙδΕΚ διενεργεί τουλάχιστον μία επίσκεψη ελέγχου για κάθε χρηματοδοτούμενο έργο, προκειμένου να ενημερωθεί από κοντά από το ΣΕ και την ομάδα έργου ως προς την υλοποίηση και την πρόοδο των δραστηριοτήτων του έργου, να ελέγξει τον εξοπλισμό που αγοράστηκε (όπου υφίσταται), να διαπιστώσει την υλοποίηση επιμέρους δραστηριοτήτων και την ενεργό εμπλοκή των μελών της ομάδας έργου και των φορέων και γενικότερα για να διαπιστώσει ότι το έργο υλοποιείται ποιοτικά και χωρίς προβλήματα. Επιπλέον, η επίσκεψη ελέγχου δίνει τη δυνατότητα στην ομάδα έργου να λάβει διευκρινίσεις και συμβουλές από το ΙδΕΚ σε θέματα διαχείρισης του έργου. Κατά κανόνα γίνεται ως ακολούθως:

Μεσαία και Μεγάλα Έργα: Όταν ολοκληρωθεί η μισή χρονική διάρκεια υλοποίησης του έργου και κατά κανόνα αφότου υποβληθεί η Ενδιάμεση Έκθεση Προόδου.
Μικρά Έργα: Κατά την ολοκλήρωση της υλοποίησης του έργου, αφότου υποβληθεί η Τελική Έκθεση Προόδου.

Αξιολόγηση Έργων από Ανεξάρτητους Εμπειρογνώμονες

Η Αξιολόγηση Έργων από Ανεξάρτητους Εμπειρογνώμονες αφενός έχει το ρόλο της ανάδειξης των αξιόλογων αποτελεσμάτων όπως προκύπτουν από τα χρηματοδοτούμενα έργα, αφετέρου στοχεύει στον εντοπισμό και στην αντιμετώπιση των περιπτώσεων όπου η δημόσια χρηματοδότηση δεν επιφέρει τα επιδιωκόμενα αποτελέσματα.

Επιπρόσθετα, η διαδικασία Αξιολόγησης συμβάλλει στην αποτίμηση των Προγραμμάτων του ΙδΕΚ και στη βελτίωση των διαδικασιών του Ιδρύματος. Η ποιότητα της υλοποίησης και των αποτελεσμάτων ενός έργου κρίνεται σε μεγαλύτερο βάθος από εμπειρογνώμονες που εξειδικεύονται στο αντικείμενο του έργου. Οι εμπειρογνώμονες που θα διενεργούν τις Αξιολογήσεις των έργων είναι διαφορετικοί από τους εμπειρογνώμονες που χρησιμοποιήθηκαν για τους σκοπούς της αξιολόγησης στο στάδιο της Επιλογής Προτάσεων.

Νέα Εγκύκλιος Αξιολόγησης Έργων

Το Ίδρυμα Έρευνας και Καινοτομίας (ΙδΕΚ), λαμβάνοντας υπόψη τις επιπτώσεις της πανδημίας, αποφάσισε όπως υιοθετηθεί νέα – αναθεωρημένη διαδικασία Επιστημονικής Αξιολόγησης για Μεγάλα και Μεσαία Έργα από Ανεξάρτητο Εμπειρογνώμονα, όπως περιγράφεται πιο κάτω. Η πλειοψηφία των Επιστημονικών Αξιολογήσεων Έργων πλέον θα πραγματοποιείται εξ’ αποστάσεως με διαδικτυακή συνάντηση με κατ’ ελάχιστον την παρουσία του Ανεξάρτητου Εμπειρογνώμονα, του Συντονιστή/ριας Έργου (ΣΕ) και εκπροσώπου του ΙδΕΚ.

Σε σχέση με την αναθεωρημένη διαδικασία επιστημονικής αξιολόγησης έργων, αναφέρονται τα ακόλουθα:

Οι πρόνοιες της παρούσας εγκυκλίου βρίσκονται σε ισχύ από την 25^η Οκτωβρίου 2021.

Εγκύκλιος - Διενέργεια Διοικητικών και Επιτόπιων Ελέγχων Χρηματοδοτούμενων Προτάσεων και Έργων Έρευνας και Καινοτομίας

Με την παρούσα Εγκύκλιο, τo Ίδρυμα Έρευνας και Καινοτομίας ενημερώνει τους Συντονιστές Έργων και τους Εκπρόσωπους Φορέων ότι το πλαίσιο ελέγχου χρηματοδοτούμενων έργων έχει διευρυνθεί και περιλαμβάνει ευρύτερης κλίμακας ελέγχους. Για το σκοπό αυτό λειτουργοί από ανεξάρτητο Ελεγκτικό Οίκο με τον οποίο το Ίδρυμα έχει συνάψει σχετική σύμβαση, θα διενεργούν επιπρόσθετους διοικητικούς και επιτόπιους ελέγχους Χρηματοδοτούμενων Προτάσεων και Έργων Έρευνας και Καινοτομίας στις εγκαταστάσεις Ανάδοχων ή/και Συνεργαζόμενων Φορέων. Οι έλεγχοι θα αρχίσουν στο προσεχές διάστημα και θα διενεργούνται σε τουλάχιστον ένα από τα πιο κάτω στάδια:

στο στάδιο ετοιμασίας και υπογραφής συμβολαίου,
κατά την διάρκεια υλοποίησης έργου και
μετά την λήξη του έργου.

Ο στόχος της εξέτασης είναι ο καθορισμός συμμόρφωσης με τις πρόνοιες των Κανονισμών που συμπεριλαμβάνονται στο Συμβόλαιο Έργου και στην Πρόσκληση Υποβολής Προτάσεων στα πλαίσια των οποίων επιλέγηκε για χρηματοδότηση το εν λόγω έργο. Αντικείμενο των διευρυμένων ελέγχων θα αποτελεί, μεταξύ άλλων, η επιβεβαίωση:

διεξαγωγής οικονομικών δραστηριοτήτων των Δικαιούχων στην Κύπρο
φυσικής ύπαρξης εξοπλισμού που χρησιμοποιείται για σκοπούς υλοποίησης των έργων
καθεστώτος εργοδότησης των ερευνητών που συμπεριλαμβάνονται στο προσωπικό των Δικαιούχων και οι οποίοι δηλώνονται για χρηματοδότηση στο πλαίσιο υλοποίησης των έργων.

Ίδρυμα Έρευνας και Καινοτομίας

8 Μαρτίου 2024

Οικονομική Διαχείριση Έργων

Κατηγορίες Δαπανών

Οι κατηγορίες δαπανών Έρευνας και Ανάπτυξης κατηγοριοποιούνται σε άμεσες και έμμεσες δαπάνες.

Οι Άμεσες Δαπάνες περιλαμβάνουν Αμοιβές Προσωπικού, Δαπάνες για Όργανα και Εξοπλισμό, Δαπάνες για Αγορά Υπηρεσιών, Δαπάνες για Ερευνητικούς Φορείς του Εξωτερικού, Μετακινήσεις στο Εξωτερικό, Αναλώσιμα και Ειδικά Έξοδα και οι Έμμεσες Δαπάνες περιλαμβάνουν Υπερκεφαλικά έξοδα.

ΔΙΕΥΚΡΙΝΙΣΤΙΚΗ ΕΓΚΥΚΛΙΟΣ Αναπροσαρμογές Προϋπολογισμού μεταξύ Διαφορετικών Κατηγοριών Ενισχυόμενων Δραστηριοτήτων σε Έργα που Χρηματοδοτούνται στο Πλαίσιο των Προγραμμάτων RESTART 2016-2020

Με την παρούσα Εγκύκλιο, το Ίδρυμα Έρευνας και Καινοτομίας (ΙδΕΚ), επιθυμεί να ενημερώσει τους Συντονιστές Έργων (ΣΕ) και τους Εκπροσώπους Φορέων για τα ακόλουθα θέματα που αφορούν στον χειρισμό χρηματοδοτούμενων Έργων που περιλαμβάνουν περισσότερες από μία Κατηγορίες Ενισχυόμενων Δραστηριοτήτων. Ως εκ τούτου, η Εγκύκλιος αφορά μόνο τα Προγράμματα Επιχειρηματικής Καινοτομίας (PRE-SEED, SEED, INNOVATE).

Αναφορικά με τις αναπροσαρμογές στον προϋπολογισμό των χρηματοδοτούμενων Έργων διευκρινίζονται τα ακόλουθα:

Οι αναπροσαρμογές προϋπολογισμού στις οποίες ο ΣΕ έχει το δικαίωμα να προχωρήσει, χωρίς προηγούμενη έγκριση από το ΙδΕΚ, όπως καθορίζεται στο Κεφ. 3.1 του Τμήματος ΙΙΙ της Προκήρυξης, αφορούν μόνο σε αναπροσαρμογές εντός της ίδιας Κατηγορίας Ενισχυόμενων Δραστηριοτήτων.
Στην περίπτωση που παρουσιάζεται ανάγκη για Μεταφορές προϋπολογισμού μεταξύ διαφορετικών Κατηγοριών Ενισχυόμενων Δραστηριοτήτων (στα Προγράμματα Επιχειρηματικής Καινοτομίας), ο ΣΕ θα πρέπει να υποβάλει σχετικό αίτημα και να εξασφαλίζεται έγκριση από το ΙδΕΚ.

Στις περιπτώσεις αναπροσαρμογής προϋπολογισμού μεταξύ διαφορετικών Κατηγοριών Ενισχυόμενων Δραστηριοτήτων, διευκρινίζονται τα ακόλουθα:

Η Τελική Ένταση Ενίσχυσης ανά φορέα, η οποία ορίζεται ως ποσοστό της Αιτούμενης Χρηματοδότησης σε σχέση με τον Προϋπολογισμό του κάθε φορέα, δεν πρέπει να ξεπερνά την Τελική Ένταση Ενίσχυσης που καθορίζεται στο Συμβόλαιο Έργου, και η Τελική Χρηματοδότηση του ΙδΕΚ (για το χρηματοδοτούμενο Έργο) δεν μπορεί να ξεπεράσει την Αιτούμενη Χρηματοδότηση του Έργου που καθορίζεται στο Συμβόλαιο.
Οι επιμέρους Εντάσεις Ενίσχυσης για κάθε Κατηγορία Ενισχυόμενων Δραστηριοτήτων, δεν μπορούν να ξεπεράσουν την αντίστοιχη Μέγιστη Επιτρεπόμενη Ένταση Ενίσχυσης για κάθε κατηγορία, όπως καθορίζονται στην Προκήρυξη των Προγραμμάτων RESTART 2016-2020.

Ίδρυμα Έρευνας και Καινοτομίας, Μάιος 2021

ΕΓΚΥΚΛΙΟΣ: Σύναψη Συμβάσεων Μεταξύ Ανάδοχων Φορέων και Ερευνητικών Φορέων Εξωτερικού

Με την παρούσα Εγκύκλιο, τo ΙδΕΚ ενημερώνει τους Συντονιστές Έργων, τους Νόμιμους Εκπρόσωπους Φορέων καθώς και άλλους ενδιαφερόμενους και συμμετέχοντες σε ερευνητικά έργα τα οποία χρηματοδοτούνται από Προγράμματα του ΙδΕΚ ότι, σε συνεννόηση με τις Αρμόδιες Αρχές του κράτους, ο ακόλουθος χειρισμός θα εφαρμόζεται αναφορικά με την σύναψη συμβάσεων μεταξύ Ανάδοχων Φορέων που ορίζονται ως Αναθέτουσες Αρχές στο πλαίσιο του «Νόμου που Προβλέπει για τη Ρύθμιση των Διαδικασιών Σύναψης Δημοσίων Συμβάσεων και για Συναφή Θέματα του 2016» (ο Νόμος) και Ερευνητικών Φορέων Εξωτερικού:

Οι Ανάδοχοι Φορείς πρέπει να εφαρμόζουν το Νόμο κατά τη σύναψη συμβάσεων με Ερευνητικούς Φορείς Εξωτερικού. Εξαίρεση από το πεδίο εφαρμογής του Νόμου αποτελούν οι ακόλουθες περιπτώσεις στις οποίες θα είναι δυνατή η σύναψη απευθείας σύμβασης με τους Ερευνητικούς Φορείς Εξωτερικού που κρίνονται ως κατάλληλοι για σκοπούς υλοποίησης των έργων, μετά από εξέταση των ακόλουθων κριτηρίων με τη σειρά που παρουσιάζεται πιο κάτω. Τα κριτήρια εξετάζονται διαδοχικά και σε περίπτωση που κανένα από τα τρία δεν ικανοποιείται, η ανάθεση της σύμβασης πρέπει να συνάπτεται σύμφωνα με τις πρόνοιες του Νόμου.

Στάδιο 1^ο: H Διμερής Σύμβαση μεταξύ Ανάδοχου Φορέα και Ερευνητικού Φορέα Εξωτερικού παραχωρεί τουλάχιστον μέρος των Δικαιωμάτων Διανοητικής Ιδιοκτησίας των αποτελεσμάτων της διμερούς συνεργασίας στον Ερευνητικό Φορέα Εξωτερικού, ή
Στάδιο 2^ο: Συμμετέχει στο Δίκτυο Συνεργασίας οργανισμός που δεν είναι Αναθέτουσα Αρχή και το Συμφωνητικό Συνεργασίας παραχωρεί στον οργανισμό αυτό τουλάχιστον μέρος των Δικαιωμάτων της Διανοητικής Ιδιοκτησίας του έργου, ή
Στάδιο 3^ο: Υπάρχει ευρεία διάχυση των αποτελεσμάτων του έργου και τα αποτελέσματα είναι πλήρως διαθέσιμα προς ενδιαφερόμενους φορείς.

Λογιστικό Αρχείο

Όλοι οι φορείς του Δικτύου Συνεργασίας υποχρεώνονται να καταχωρούν τις συναλλαγές στο λογαριασμό του έργου μέσα στο λογιστικό σύστημα του φορέα ο οποίος πρέπει να έχει επαρκή λογιστική κωδικοποίηση με σκοπό τον εντοπισμό και την ομαδοποίηση των δαπανών που αφορούν στο συγκεκριμένο έργο.

Όλες οι δαπάνες που πραγματοποιούνται στο πλαίσιο του έργου θα πρέπει να αποδεικνύονται με τιμολόγια, αποδείξεις πληρωμής ή άλλα αποδεικτικά στοιχεία που θα εκδίδονται στο όνομα του Φορέα του Δικτύου Συνεργασίας που αφορούν.

Σε κάθε περίπτωση θα πρέπει να διασφαλίζεται ο άμεσος συσχετισμός των σταδίων διενέργειας των συναλλαγών από την αρχή μέχρι το τέλος και οι δαπάνες που αφορούν στο έργο, θα πρέπει να καταχωρούνται κατά τρόπο που να επιτρέπει τη συμφιλίωση μεταξύ των λογιστικών αρχείων, των αποδεικτικών στοιχείων και της διαχείρισης της χρηματοδότησης.

IRIS Portal