Τα βασικά βήματα - Μάθετε πώς μπορείτε να βρείτε πληροφορίες και να υποβάλετε την πρότασή σας για διεκδίκηση χρηματοδότησης από τον «Ορίζοντα Ευρώπη»
01
Εξοικειωθείτε με τη δομή και τους στρατηγικούς στόχους του Προγράμματος «Ορίζοντας Ευρώπη»
H ιστοσελίδα της Ευρωπαϊκής Επιτροπής (ΕΕ) για το Πρόγραμμα «Ορίζοντας Ευρώπη», περιγράφει τη δομή του νέου Προγράμματος Πλαίσιο για την Έρευνα και Καινοτομία (Ε&Κ), καθώς και τα νέα στοιχεία που το συνθέτουν.
Στη σελίδα αυτή είναι αναρτημένο το Στρατηγικό Σχέδιο (Strategic Plan) του «Ορίζοντα Ευρώπη», το οποίο αποτελεί τη βάση για την ετοιμασία των Προγραμμάτων Εργασίας (Work Programmes) για τα πρώτα τέσσερα έτη του Προγράμματος. Το Στρατηγικό Σχέδιο περιέχει χρήσιμες πληροφορίες για την προετοιμασία των συμμετεχόντων για το Πρόγραμμα, όπως ο στρατηγικός προσανατολισμός της ΕΕ για τη στήριξη της Ε&Κ, ο αναμενόμενος αντίκτυπος και οι κύριες κατευθύνσεις επιπτώσεων (Key Impact Pathways) για την παρακολούθηση της προόδου του Προγράμματος.
Η ιστοσελίδα της ΕΕ για την Ε&Κ παρέχει περαιτέρω λεπτομέρειες για το σύνολο των χρηματοδοτικών Προγραμμάτων της ΕΕ για Ε&Κ και περιλαμβάνει κείμενα σχετικά με τις πολιτικές προτεραιότητες της ΕΕ καθώς και για τα οριζόντια θέματα, τα οποία αποτελούν χρήσιμο υπόβαθρο για την ετοιμασία προτάσεων καθώς και για την εκπλήρωση των στόχων της ΕΕ, μέσω της συνεισφοράς των έργων που θα χρηματοδοτηθούν.
Οι ενδιαφερόμενοι πρέπει να μελετήσουν και να κατανοήσουν τους στρατηγικούς στόχους και τις πολιτικές της ΕΕ, ώστε στην πρόταση έργου να αναδείξουν τον αναμενόμενο αντίκτυπο και τη συμβολή του έργου τους στην επίτευξη των στόχων της ΕΕ.
Χρήσιμες πληροφορίες για το Πρόγραμμα μπορούν να αντληθούν παρακολουθώντας ενημερωτικές παρουσιάσεις γενικής φύσεως που διοργανώνονται είτε από τα Εθνικά Σημεία Επαφής της Κύπρου είτε από άλλους φορείς στην Κύπρο ή το εξωτερικό.
02
Αναπτύξτε την ιδέα σας
Οι ενδιαφερόμενοι οι οποίοι προτίθενται να υποβάλουν πρόταση στο Πρόγραμμα «Ορίζοντας Ευρώπη», συστήνεται κατά τη διαδικασία διαμόρφωσης της ιδέας τους, να απαντήσουν σε πέντε βασικές ερωτήσεις:
- Ποιο είναι το πρόβλημα που θα προσπαθήσουμε να επιλύσουμε;
- Είναι ευρωπαϊκή προτεραιότητα;
- Είναι η λύση διαθέσιμη ήδη;
- Γιατί τώρα; Τι θα συμβεί αν το ερευνητικό έργο δεν υλοποιηθεί αυτή τη χρονική στιγμή;
- Γιατί το δικό μας δίκτυο συνεργασίας είναι το καταλληλότερο;
Οι πιο πάνω ερωτήσεις διαφοροποιούνται ανάλογα με τον τύπο του έργου, όπως για παράδειγμα για προτάσεις έργων βασικής έρευνας του Ευρωπαϊκού Συμβουλίου Έρευνας.
03
Ταιριάξτε την ιδέα με το καταλληλότερο Πρόγραμμα Εργασίας
Η διαδικτυακή Πύλη «Funding & Tenders Opportunities» αποτελεί το βασικό εργαλείο συμμετοχής στο Πρόγραμμα «Ορίζοντας Ευρώπη», από την υποβολή μιας πρότασης μέχρι την υλοποίηση ενός έργου Ε&Κ.
Μέσω της Πύλης, οι ενδιαφερόμενοι μπορούν να αναζητήσουν ανοικτές ή επικείμενες Προσκλήσεις Υποβολής Προτάσεων (Calls for Proposals) για συμμετοχή στο Πρόγραμμα. Οι Προσκλήσεις αυτές περιέχονται στα Προγράμματα Εργασίας (Work Programmes), τα οποία κατά κανόνα έχουν διετή διάρκεια, ανά Πολυθεματική Προτεραιότητα του «Ορίζοντα Ευρώπη» και καταγράφουν τις απαραίτητες πληροφορίες, τους όρους και τους κανόνες συμμετοχής καθώς και τις προθεσμίες για κάθε Πρόσκληση Υποβολής Προτάσεων. Τα Προγράμματα Εργασίας είναι προσβάσιμα μέσω της ενότητας «Reference Documents» της Πύλης Funding & Tenders Opportunities.
Εκτός από τα Προγράμματα Εργασίας, η ενότητα «Reference Documents» περιέχει επίσης μια σειρά από άλλα χρήσιμα έντυπα για την προετοιμασία συμμετοχής στο Πρόγραμμα, όπως τις σχετικές νομοθεσίες, το Πρότυπο Συμβόλαιο Έργου (Model Grant Agreement), καθώς και τα Έντυπα Υποβολής Προτάσεων/Αιτήσεων για τους βασικότερους τύπους δράσεων (Standard Application Forms).
Περισσότερες πληροφορίες είναι διαθέσιμες και από τα αντίστοιχα Εθνικά Σημεία Επαφής (ΕΣΕ) στην Κύπρο. Μπορείτε επίσης να λαμβάνετε σχετική εξατομικευμένη ενημέρωση για τις θεματικές περιοχές που σας ενδιαφέρουν πραγματοποιώντας εγγραφή στον ακόλουθο σύνδεσμο.
04
Καθορίστε τη στρατηγική σας και εντοπίστε τα κατάλληλα Θεματικά Πεδία
Κάθε Πρόσκληση Υποβολής Προτάσεων περιλαμβάνει πληθώρα διαφορετικών Θεματικών Πεδίων (Topics) που υλοποιούνται μέσω διαφορετικών Τύπων Δράσεων (Types of Actions), οι οποίες εμπεριέχουν διαφορετικούς όρους και προϋποθέσεις συμμετοχής. Περισσότερες λεπτομέρειες για τις διαφορές μεταξύ των Τύπων Δράσεων μπορείτε να βρείτε στον Διαδικτυακό Οδηγό (Online Manual) της ΕΕ για το Πρόγραμμα «Ορίζοντας Ευρώπη».
Ο αρχικός προγραμματισμός για την επιλογή του καταλληλότερου Θεματικού πεδίου, μπορεί να γίνει ετοιμάζοντας μια σύντομη σύνοψη έργου («Project Sheet»), η οποία να συγκεντρώνει και να καταγράφει τις αρχικές ιδέες και κατευθύνσεις για μια πρόταση έργου. Η σύνοψη αυτή μπορεί να περιλαμβάνει τα ακόλουθα σημεία: Στόχοι, Ευρωπαϊκή Διάσταση Έργου, Αναμενόμενα Αποτελέσματα, Πιθανοί Χρήστες, Στάδια Υλοποίησης, Επιδιωκόμενος Αντίκτυπος, Συνεργάτες και οι Ρόλοι τους καθώς και Προϋπολογισμός.
Με βάση τη σύνοψη αυτή, θα μπορούσαν επίσης να επιλεγούν και να καθοριστούν σχετικές λέξεις-κλειδιά (keywords), προκειμένου να διευκολύνουν τον εντοπισμό των καταλληλότερων Θεματικών Πεδίων στα κείμενα των Προγραμμάτων Εργασίας, ή μέσω αναζήτησης στις ανοικτές Προσκλήσεις Υποβολής Προτάσεων της Πύλης Funding & Tenders Opportunities.
Μέσω της ανάλυσης και της αξιολόγησης των πιθανών αδυναμιών ή/και ελλείψεων μιας ιδέας, κατά την ετοιμασία της σύνοψης έργου και της αναζήτησης Θεματικών Πεδίων, μπορούν να εντοπιστούν νωρίς και οι κατάλληλες λύσεις μετριασμού, και να καθοριστούν συνεπακόλουθα και οι αναγκαίοι πόροι που απαιτούνται για τη διαμόρφωση μιας πρότασης.
Τα αντίστοιχα ΕΣΕ στην Κύπρο είναι στη διάθεση των ενδιαφερομένων προκειμένου να προσφέρουν συμβουλευτική καθοδήγηση και υποστήριξη, έτσι ώστε να επιβεβαιωθεί αν μια ιδέα ταιριάζει με τις απαιτήσεις των Θεματικών Πεδίων που έχουν εντοπιστεί ή αν χρειάζεται αναπροσαρμογή ή επιλογή άλλων πιο κατάλληλων Θεματικών Πεδίων.
05
Βρείτε τους κατάλληλους συνεργάτες
Πολλές από τις Προσκλήσεις Υποβολής Προτάσεων του Προγράμματος «Ορίζοντας Ευρώπη» απαιτούν ως ελάχιστη προϋπόθεση τη δημιουργία ενός δικτύου συνεργασίας, το οποίο να αποτελείται από τρεις τουλάχιστον εταίρους από τρείς διαφορετικές χώρες που συμμετέχουν στο Πρόγραμμα. Οι περισσότερες Προσκλήσεις είναι ανοικτές σε νομικές οντότητες που προέρχονται από χώρες που έχουν δικαίωμα συμμετοχής στο Πρόγραμμα. Ωστόσο, κάθε Θεματικό Πεδίο μπορεί να περιλαμβάνει διαφορετικές ελάχιστες προϋποθέσεις συμμετοχής, οι οποίες αναφέρονται συγκεκριμένα στο εκάστοτε Πρόγραμμα Εργασίας.
Οι βασικές πληροφορίες που αφορούν στους συμμετέχοντες εταίρους σε μια πρόταση, ως προς την χώρα και το είδος φορέα (ακαδημαϊκό ίδρυμα, ερευνητικό ίδρυμα, επιχείρηση), τους τομείς εξειδίκευσης, τις διαθέσιμες υποδομές και τεχνογνωσία καθώς και την προηγούμενη εμπειρία σε έργα Ε&Κ είναι σημαντικό να καθοριστούν από τα αρχικά στάδια προετοιμασίας της. Η ετοιμασία σχετικού σύντομου ενημερωτικού υλικού το οποίο να περιγράφει ανάλογα τις ανάγκες του έργου που σχεδιάζεται, ή την τεχνογνωσία που διατίθεται και θα μπορούσε να προσφερθεί κατά τη συμμετοχή ως μέλος ενός δικτύου συνεργασίας, θα ήταν χρήσιμη κατά τη διαδικασία αναζήτησης συνεργατών. Συστήνεται όπως πρώτα επιδιωχθεί επικοινωνία με φορείς τους οποίους γνωρίζετε καλά και είχατε συνεργαστεί με επιτυχία στο παρελθόν.
Η αναζήτηση εταίρων μπορεί να γίνει μέσω της συμμετοχής σε εκδηλώσεις δικτύωσης (brokerage events) που διοργανώνονται από διάφορα ευρωπαϊκά δίκτυα ή το ΙδΕΚ καθώς και μέσω συγκεκριμένων αναζητήσεων συνεργατών που λαμβάνουν τα Εθνικά Σημεία Επαφής μέσω των πανευρωπαϊκών δικτύων που συμμετέχουν και κοινοποιούν στους ενδιαφερόμενους. Οι ενδιαφερόμενοι μπορούν να λαμβάνουν σχετική στοχευμένη ενημέρωση κάνοντας εγγραφή στον ακόλουθο σύνδεσμο.
Επιπρόσθετα, υπάρχουν διαθέσιμα διάφορα εργαλεία αναζήτησης συνεργατών, όπως για παράδειγμα το εργαλείο Partner Search της Πύλης Funding & Tenders Opportunities και το αντίστοιχο εργαλείο του Enterprise Europe Network. Για εξειδικευμένες θεματικές περιοχές, είναι επίσης διαθέσιμα πρόσθετα εργαλεία μέσω των σχετικών ευρωπαϊκών έργων υποστήριξης στα οποία συμμετέχουν τα Εθνικά Σημεία Επαφής.
Μπορείτε να βρείτε τον κατάλογο, όπου παρουσιάζονται τα πιο πάνω εργαλεία εδώ.
06
Πραγματοποιήστε εγγραφή στην Πύλη Funding & Tenders Opportunities
Για να μπορέσει να υποβληθεί μια πρόταση, θα πρέπει προηγουμένως όλοι οι συμμετέχοντες που περιλαμβάνονται στο δίκτυο της πρότασης έργου να έχουν δημιουργήσει λογαριασμό πρόσβασης (EU Login account) στην Πύλη Funding & Tenders Opportunities.
Επιπρόσθετα, όλοι οι εταίροι που προτίθενται να συμμετάσχουν στην κοινοπραξία πρέπει να πραγματοποιήσουν εγγραφή του Οργανισμού τους στην Πύλη και να έχουν προμηθευτεί τον 9-ψήφιο κωδικό ταυτοποίησής τους (PIC – Participant Identification Code).
07
Οργανώστε τη συγγραφή της Πρότασής σας
O προγραμματισμός όλων των σταδίων μέχρι την υποβολή μιας πρότασης θα μπορούσε να γίνει καθορίζοντας ένα αναλυτικό χρονοδιάγραμμα μεταξύ όλων των εταίρων της κοινοπραξίας. Το πλάνο αυτό θα ήταν χρήσιμο στην οργάνωση του χρόνου και της αναμενόμενης συνεισφοράς κάθε εταίρου, κατά τρόπο σαφή και συγκεκριμένο, έτσι ώστε η υποβολή της πρότασης να είναι εφικτή μέσα στο καθορισμένο πλαίσιο της προθεσμίας υποβολής.
Χρησιμοποιώντας διαδικτυακά εργαλεία αποθήκευσης εγγράφων, τα μέλη της κοινοπραξίας θα μπορούσαν να μοιράζονται και να επεξεργάζονται ταυτόχρονα όλα τα έντυπα που απαιτούνται για την ετοιμασία της πρότασης. Εκτός από τα απαραίτητα έντυπα τα οποία πρέπει να υποβληθούν στην ΕΕ, όπως για παράδειγμα το έντυπο υποβολής πρότασης, τα μέλη της κοινοπραξίας μπορούν να ετοιμάσουν κοινά, ανεπίσημα βοηθητικά έγγραφα, όπως για παράδειγμα πίνακα καταμερισμού εργασίας για τη συγγραφή της πρότασης, πίνακες προγραμματισμού για τον προϋπολογισμό κάθε εταίρου και άλλα.
Τα έγγραφα στρατηγικής της ΕΕ (Παράγραφος 1), μαζί με τις συγκεκριμένες προτεραιότητες που περιλαμβάνονται σε κάθε Πρόγραμμα Εργασίας, θα μπορούσαν επίσης να βοηθήσουν στη συγγραφή των οριζόντιων πτυχών μια πρότασης (π.χ. θέματα ηθικής, ισότητας φύλου, ανοικτής επιστήμης, κοινωνικά/ανθρωπιστικά θέματα, κ.ά.), αλλά και στον καθορισμό ποσοτικών στόχων για το προτεινόμενο έργο, όπως είναι οι βασικοί δείκτες απόδοσης (KPIs – Key Performance Indicators), με στόχο την μεγιστοποίηση του αντικτύπου και του οφέλους του έργου.
Η όλη διαδικασία από την ιδέα μέχρι την υποβολή της πρότασης αναμένεται να διαρκέσει 6-7 μήνες. Για τη συγγραφή μιας πρότασης χρειάζεται συνήθως να αφιερωθούν τουλάχιστον τρεις ανθρωπομήνες, ενώ συνιστάται η τελευταία εβδομάδα πριν την προθεσμία υποβολής να αφιερώνεται αποκλειστικά στην επιμέλεια και διόρθωση του τελικού κειμένου της πρότασης.
Μπορείτε να βρείτε συγκεντρωμένες χρήσιμες συμβουλές σχετικές με την ετοιμασία πρότασης από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή στον σύνδεσμο εδώ.
Τα Εθνικά Σημεία Επαφής της Κύπρου παρέχουν στήριξη στη συγγραφή προτάσεων, μέσω της διοργάνωσης εκπαιδευτικών εργαστηρίων, της παροχής βοήθειας και επίλυσης αποριών στο στάδιο ετοιμασίας προτάσεων, καθώς και μέσω της υπηρεσίας προεπισκόπησης προτάσεων.
08
Υποβάλετε την Πρότασή σας
Οι προτάσεις έργου πρέπει να υποβάλλονται πριν από την καταληκτική ημερομηνία της αντίστοιχης Πρόσκλησης Υποβολής Προτάσεων. Προτείνεται η υποβολή της πρότασης να γίνεται τουλάχιστον 48 ώρες πριν την επίσημη προθεσμία υποβολής, για την αποφυγή τυχόν απρόβλεπτων τεχνικών προβλημάτων που μπορεί να παρατηρηθούν στο σύστημα υποβολής της ΕΕ.
Όλες οι προτάσεις υποβάλλονται αποκλειστικά μέσω του σχετικού ηλεκτρονικού εργαλείου της Πύλης Funding & Tenders Opportunities, η οποία παρέχει και αναλυτικές οδηγίες για τη διαδικασία υποβολής Προτάσεων.
Οι προτάσεις υποβάλλονται συνήθως σε δύο μέρη, το Μέρος Α και το Μέρος Β. Το Μέρος Α συμπληρώνεται ηλεκτρονικά και περιλαμβάνει γενικές πληροφορίες για την πρόταση και τους συμμετέχοντες φορείς. Το Μέρος Β αποτελεί την τεχνική περιγραφή του έργου, με βάση το έντυπο που καθορίζεται σε κάθε Πρόγραμμα/Πολυθεματική Προτεραιότητα, και πρέπει να υποβληθεί στην Πύλη ως αρχείο σε μορφή PDF.
ΚΑΛΗ ΕΠΙΤΥΧΙΑ!
Χαρακτηριστικά Επιτυχημένων Προτάσεων
Οι επιτυχημένες προτάσεις έχουν τα ακόλουθα χαρακτηριστικά: