Kαταχώρηση Κόστους Συντήρησης Μετακινήσεων Εξωτερικού για Έργα Προσκλήσεων που ανακοινώθηκαν το Νοέμβριο του 2021 και μετά

Με την παρούσα ανακοίνωση, το ΙδΕΚ ενημερώνει τους Συντονιστές Έργων, τους Νόμιμους Εκπρόσωπους Φορέων και κυρίως τους Υπεύθυνους Επικοινωνίας για Οικονομικά Θέματα, για τη διαδικασία καταχώρησης στην πλατφόρμα IRIS δαπανών οι οποίες σχετίζονται με το κόστος συντήρησης μετακινήσεων στο εξωτερικό κάτω από την κατηγορία δαπανών «Μετακινήσεις στο Εξωτερικό», σύμφωνα με τις πρόνοιες της Προκήρυξης Προγραμμάτων Restart 2016-2020 (v.11) για Προσκλήσεις που ανακοινώθηκαν από το Νοέμβριο 2021 και μετά, της Προκήρυξης CO-DEVELOP (ξεχωριστό Μέτρο / Restart 2016-2020) (v.12), της Προκήρυξης Μαΐου – Σεπτεμβρίου 2022 (Restart 2016-2020) (v.13), της Προκήρυξης Μαΐου 2022 – Μάρτιου 2023 (Restart 2016-2020) (v.14) και οποιονδήποτε μελλοντικών Προκηρύξεων περιλαμβάνουν τις πιο κάτω υπό-αναφορά πρόνοιες.

Σύμφωνα με τις πρόνοιες της Προκήρυξης, για έργα που χρηματοδοτούνται στο πλαίσιο των προαναφερθέντων Προσκλήσεων, οι επιλέξιμες δαπάνες για σκοπούς μετακινήσεων στο εξωτερικό είναι οι ακόλουθες:

• H πραγματική δαπάνη αεροπορικού εισιτηρίου και εισιτηρίου άλλων μεταφορικών μέσων οικονομικής θέσης για σκοπούς μετάβασης στην πόλη προορισμού μετ΄ επιστροφής. Δεν είναι επιλέξιμες οι δαπάνες μετακίνησης εντός της πόλης προορισμού ούτε οι δαπάνες από και προς τον τόπο διαμονής. Καταβάλλεται επίδομα ύψους €30 για σκοπούς μετακίνησης από και προς το αεροδρόμιο στην Κύπρο.
• Ημερήσιο επίδομα βάσει Τυποποιημένης Κλίμακας Μοναδιαίων Δαπανών το οποίο καλύπτει το κόστος συντήρησης των μετακινήσεων στο εξωτερικό. Ως επιλέξιμο ποσό καθορίζεται το ημερήσιο επίδομα για τις ημέρες της συνάντησης/του συνεδρίου κατά τη διάρκεια των οποίων η παρουσία κρίνεται ως αναγκαία πλέον μία ημέρα. Ανάλογα με την πόλη προορισμού, υπολογίζεται το ποσό βάσει της Εγκυκλίου του Υπουργείου Οικονομικών. Το Ίδρυμα θα ανακοινώνει κατάλογο με τα ημερήσια επιδόματα ανά πόλη προορισμού σε τακτά χρονικά διαστήματα σύμφωνα με σχετικές εγκυκλίους του Υπουργείου Οικονομικών.

Πιο κάτω περιγράφεται η διαδικασία καταχώρησης του κόστους συντήρησης στη βάση  ημερήσιων επιδομάτων στην πλατφόρμα IRIS (οι αναφορές στις παρενθέσεις σχετίζονται με παραπομπές στο εγχειρίδιο Υποβολής Οικονομικής Έκθεσης (Αίτημα Καταβολής Χρηματοδότησης)):

• Καταχώρηση ταξιδιού (βλέπε ενότητα 2.6.1 «Καταχώρηση Ταξιδιών στον Οργανισμό/Add New Trip»)
• Στην καρτέλα «Expense Classification» καταχωρείται η δαπάνη η οποία σχετίζεται με το ταξίδι (βλέπε ενότητα 2.6.2 «Add New Expense»). Να χρησιμοποιηθεί η κατηγορία δαπάνης «Travel» και η υποκατηγορία δαπάνης «Other Expenses». Δεν πρέπει να γίνει επιλογή «Subsistence» ούτε «Accommodation»

• Στην καρτέλα «Expense Information», συμπληρώνονται τα πεδία πληροφόρησης ως ακολούθως:
• Supplier Name: Perdiem
• Tax Identification Code (TIC) of Supplier: CY 00
• Date of Issue: Ημερομηνία αναχώρησης από Κύπρο
• Expense Reference Number: Perdiem
• Type of supporting document: Other
• Total Expense amount excluding VAT: Συνολικό ποσό ημερησίων επιδομάτων*
• Vat Amount: 0 (μηδέν)
• Total Expense amount including VAT: Αυτοματοποιημένη πρόσθεση πεδίων «Total Expense amount excluding VAT» + «Vat Amount».

*Για όλες τις ημέρες της συνάντησης/συνεδρίου κατά την διάρκεια των οποίων η παρουσία κρίνεται ως αναγκαία πλέον μια ημέρα και ανάλογα με την πόλη προορισμού και τον Πίνακα Επιδομάτων βάσει Εγκυκλίου Υπουργείου Οικονομικών κατά την διάρκεια του ταξιδιού, μειωμένο κατά 10% για ημερομηνίες ταξιδιού μετά από 01/01/2023 και 15% για ημερομηνίες ταξιδιού μέχρι 31/12/2022. Σε περιπτώσεις που η συνάντηση/συνέδριο πραγματοποιείται σε χώρα για την οποία ισχύει ημερήσιο επίδομα σε άλλο νόμισμα, το ημερήσιο επίδομα πρέπει να μετατρέπεται σε Ευρώ με βάση την συναλλαγματική ισοτιμία, όπως καθορίζεται από την Ευρωπαϊκή Κεντρική Τράπεζα, κατά την ημερομηνία του ταξιδιού (ημέρα αναχώρησης).

Σημειώνεται ότι δεν πρέπει να καταχωρείται το πραγματικό κόστος του Οργανισμού σε σχέση με τις δαπάνες κόστους συντήρησης.

Παράδειγμα:

Ερευνητής συμμετέχει σε 2ήμερο συνέδριο στην Βιέννη (Αυστρία) στις 02 και 03 Απριλίου 2023. H μετάβαση του στο συνέδριο πραγματοποιήθηκε από την προηγούμενη ημέρα (01 Απριλίου 2023). Στο πεδίο «Total Expense amount excluding VAT θα καταχωρηθεί το ποσό €758,70 [3 ημέρες (διάρκεια συνεδρίου 2 ημέρες πλέον 1 ημέρα) Χ €281 (ημερήσιο επίδομα για Αυστρία το εν λόγω διάστημα) μείον 10%]:

 

• Στην καρτέλα «Upload Supporting Documents», επισυνάπτονται τα απαραίτητα αποδεικτικά με βάση τις Πρόνοιες της Προκήρυξης.
• Στην καρτέλα «Payments» συμπληρώνονται τα πεδία πληροφόρησης ως ακολούθως:
• Number: Perdiem
• Date: Ημερομηνία αναχώρησης από Κύπρο
• Net Amount: Συνολικό ποσό ημερησίων επιδομάτων (όπως σημείο 3)
• Vat Amount: 0 (μηδέν)
• Total Amount: Αυτοματοποιημένη πρόσθεση πεδίων «Net Amount» + «Vat Amount».
• Payment Type: Other