Προκήρυξη Προγραμμάτων Restart 2016-2020 – Οικονομική Διαχείρηση Συχνές Ερωτήσεις – (Frequently Asked Questions)
Προκήρυξη Προγραμμάτων Restart 2016-2020 – Οικονομική Διαχείρηση Συχνές Ερωτήσεις – (Frequently Asked Questions)
Λογιστικό Αρχεία/Μερίδα (Detailed Ledger)
- Ο Οργανισμός μου δεν διαθέτει λογιστικό/λογισμικό σύστημα. Μπορώ να καταχωρήσω τις συναλλαγές σε κάποιο ηλεκτρονικό αρχείο;
Σε περιπτώσεις που ο Οργανισμός σας δεν διαθέτει λογιστικό/λογισμικό σύστημα, μπορείτε να καταχωρήσετε τις δαπάνες σε κάποιο ηλεκτρονικό αρχείο. Σημειώνεται ότι θα πρέπει να αναγράφονται όλες οι απαραίτητες πληροφορίες οι οποίες αναφέρονται στην Προκήρυξη (ενότητα 5.3. Οικονομική Διαχείριση Έργων > Λογιστικό Αρχείο / Μερίδα (Detailed Ledger).
Πρότυπο ηλεκτρονικού αρχείου βρίσκεται κάτω από τα «Χρήσιμα Έγγραφα και Οδηγοί» στην ιστοσελίδα του ηλεκτρονικού συστήματος «IRIS» (www.research.org.cy).
Αμοιβές Προσωπικού – Δελτία Αναφοράς Χρόνου (ΔΑΧ)
- Ο Οργανισμός μου έχει επιλέξει απλοποιημένη μέθοδο υπολογισμού αμοιβών προσωπικού (Τυποποιημένες Κλίμακες Κόστους ή Ειδικό Ωριαίο Κόστος Προσωπικού). Είναι απαραίτητη η συμπερίληψη αυτών των δαπανών στο λογιστικό αρχείο/μερίδα (detailed ledger);
Δεν είναι απαραίτητη η καταχώρηση στο λογιστικό αρχείο/μερίδα, συναλλαγών οι οποίες σχετίζονται με δαπάνες απλοποιημένων μεθόδων υπολογισμού αμοιβών προσωπικού.
- Τι είναι οι μηνιαίες παραγωγικές ώρες κάποιου Οργανισμού; Πως υπολογίζονται;
Οι παραγωγικές μηνιαίες εργάσιμες ώρες, καθορίζονται ως οι εργάσιμες μέρες του έτους (365 μέρες), μείον Σαββατοκύριακα (104 μέρες), ετήσιες άδειες, επίσημες αργίες, άδειες ασθενείας και άλλα, πολλαπλασιασμένες με τις παραγωγικές ώρες ανά ημέρα και διαιρεμένες για 12 μήνες.
Ακολουθεί αριθμητικό παράδειγμα υπολογισμού των μηνιαίων παραγωγικών ωρών κάποιου Οργανισμού (τα δεδομένα για κάθε Οργανισμό μπορεί να διαφέρουν):
| Ημέρες | |
| Ημέρες έτους | 365 |
| Σαββατοκύριακα | -104 |
| Ετήσιες Άδειες | -21 |
| Επίσημες αργίες | -15 |
| Άλλα (π.χ. άδειες ασθενείας) | 0 |
| Σύνολο Παραγωγικών ημερών έτους | 225 |
| Παραγωγικές ώρες ανά ημέρα | 8 |
| Παραγωγικές ώρες έτους (Α) | 1800 |
| Μηνιαίες Παραγωγικές Ώρες (Α/12) | 150 |
- Είναι απαραίτητη η δήλωση του αριθμού των μηνιαίων παραγωγικών ωρών του Οργανισμού μου; Που χρησιμοποιούνται;
Οι μηνιαίες παραγωγικές ώρες κάποιου Οργανισμού είναι απαραίτητο όπως δηλώνονται αφού χρησιμοποιούνται στον υπολογισμό:
Α) του ωριαίου κόστους των ερευνητών οι οποίοι εργάζονται με καθεστώς πλήρης απασχόλησης στον Φορέα (για Φορείς οι οποίοι έχουν επιλέξει τις Πραγματικές Δαπάνες Προσωπικού ως την μέθοδο υπολογισμού των αμοιβών προσωπικού),
Β) του ανθρωποχρόνου εργασίας των ερευνητών στα έργα και (Ανθρωπομήνες Εργασίας Ερευνητή = Συνολικές Δηλωμένες Ώρες Εργασίας στο έργο / Μηνιαίες Παραγωγικές Ώρες Οργανισμού)
Γ) της Υπερωριακής Απασχόλησης (χρόνος που δηλώνεται στα Δελτία Αναφοράς Χρόνου για έργα που χρηματοδοτούνται από το Ίδρυμα και άλλους χρηματοδοτικούς οργανισμούς πέραν των μηνιαίων Παραγωγικών Ωρών του φορέα).
- Το ολικό των ωρών οι οποίες χρειάζεται να δηλώνονται στα Δελτία Αναφοράς Χρόνου (ΔΑΧ) θα πρέπει να ισούνται με τον αριθμό των δηλωμένων μηνιαίων παραγωγικών ωρών του Οργανισμού;
Στα ΔΑΧ πρέπει να καταγράφονται οι πραγματικές ώρες απασχόλησης του εργαζομένου ανά μέρα για κάθε χρηματοδοτούμενο έργο από το ΙδΕΚ ή άλλους χρηματοδοτικούς οργανισμούς και οποιεσδήποτε άλλες δραστηριότητες του εργαζόμενου στο Φορέα. Τα ΔΑΧ πρέπει να καλύπτουν το 100% του χρόνου εργασίας του εργαζομένου.
Τα ΔΑΧ θα πρέπει να τηρούνται σε ημερήσια βάση και να αναφέρουν τον Αριθμό Πρωτοκόλλου του κάθε έργου που χρηματοδοτείται από το ΙδΕΚ και τη Δέσμη Εργασίας για την οποία αφιερώθηκε ο δηλωμένος χρόνος. Το κάθε Δελτίο πρέπει να παρουσιάζει το μήνα και το έτος αναφοράς και να φέρει τις αναγκαίες υπογραφές του ερευνητή και του εποπτεύοντος του.
- Εργάζομαι περισσότερες ώρες από το κανονικό ωράριο του Οργανισμού. Τι πρέπει να δηλώνω στα ΔΑΧ;
Στα ΔΑΧ θα πρέπει να καταγράφονται οι πραγματικές ώρες απασχόλησης του εργαζομένου στον Οργανισμό.
- Χρειάζεται να δηλωθούν οποιεσδήποτε άλλες ώρες στα ΔΑΧ, πέραν των ωρών που έχω εργαστεί για σκοπούς του ερευνητικού έργου για το οποίο υποβάλλεται η οικονομική έκθεση;
Στα ΔΑΧ θα πρέπει να καταγράφονται οι πραγματικές ώρες απασχόλησης του εργαζομένου στον Οργανισμό. Χρειάζεται δηλαδή να δηλωθούν οι πραγματικές ώρες απασχόλησης για κάθε χρηματοδοτούμενο έργο από το ΙδΕΚ ή άλλους χρηματοδοτικούς οργανισμούς και οποιεσδήποτε άλλες δραστηριότητες του εργαζόμενου στο Φορέα. Mπορείτε να βρείτε πρότυπο ηλεκτρονικού αρχείου κάτω από τα «Χρήσιμα Έγγραφα και Οδηγοί» στην ιστοσελίδα του ηλεκτρονικού συστήματος «IRIS» (www.research.org.cy)
- Οι μηνιαίες παραγωγικές ώρες ενός ερευνητή είναι αυτές που χρεώνονται στα ΔΑΧ;
Οι μηνιαίες παραγωγικές ώρες ενός ερευνητή ο οποίος εργάζεται με καθεστώς πλήρους απασχόλησης σε κάποιο Οργανισμό, ορίζονται ως οι μηνιαίες παραγωγικές ώρες του Οργανισμού.
Οι μηνιαίες παραγωγικές ώρες ενός ερευνητή ο οποίος εργάζεται με καθεστώς μερικής απασχόλησης σε κάποιο Οργανισμό, ορίζονται ως οι μηνιαίες παραγωγικές ώρες εργασίας κάποιου ερευνητή οι οποίες πρέπει να καθορίζονται στα συμβόλαια εργοδότησης του. Στην περίπτωση που στο συμβόλαιο του ερευνητή δεν αναγράφονται οι μηνιαίες παραγωγικές ώρες τότε θα πρέπει να προσκομίζεται βεβαίωση/δήλωση σε σχέση με το σύνολο των μηνιαίων παραγωγικών ωρών στα έργα που εργάστηκε ο ερευνητής, για κάθε μήνα.
- Τι λογίζεται ως Υπερωριακή Απασχόληση; Πως υπολογίζεται;
Η Υπερωριακή Απασχόληση ορίζεται ως ο συνολικός χρόνος ο οποίος δηλώνεται στα Δελτία Αναφοράς Χρόνου (ΔΑΧ) για έργα που χρηματοδοτούνται από το Ίδρυμα και άλλους χρηματοδοτικούς οργανισμούς πέραν των συνολικών μηνιαίων Παραγωγικών Ωρών του Φορέα, για την περίοδο αναφοράς της οικονομικής έκθεσης του κάθε έργου.
Σε σχέση με την Υπερωριακή Απασχόληση διευκρινίζεται ότι δεν θα λαμβάνονται υπόψη στους υπολογισμούς το κόστος της αμοιβής που καταβάλλεται για υπερωρίες και ο αντίστοιχος χρόνος.
Στην περίπτωση που στο σύνολο της περιόδου απασχόλησης του ερευνητή χρεωθούν περισσότερες ώρες από τις αντίστοιχες παραγωγικές αλλά οι ώρες που χρεώνονται συνολικά σε έργα που χρηματοδοτούνται από το Ίδρυμα και άλλους χρηματοδοτικούς οργανισμούς δεν υπερβαίνουν τον αριθμό αυτό, δεν θα γίνεται οποιαδήποτε αποκοπή ωρών. Σε αντίθετη περίπτωση, αν δηλαδή εντοπιστούν υπερωρίες σε χρηματοδοτούμενα έργα συνολικά, η διαφορά θα αποκόπτεται από τα έργα του Ιδρύματος. Σύμφωνα με την πρακτική αυτή δε θα γίνεται λεπτομερής έλεγχος των ΔΑΧ για αποκοπή ωρών που χρεώνονται σε ημερήσια βάση, σαββατοκύριακα και δημόσιες αργίες.
Δαπάνες/Τιμολόγια – Πληρωμές (Επιλεξιμότητα – Αποδεικτικά)
- Το αντίγραφο μιας επιταγής που εκδόθηκε μπορεί να θεωρηθεί ως αποδεκτό αποδεικτικό πληρωμής έστω και αν είναι διακριτή η σφραγίδα της τράπεζας πάνω στην επιταγή;
Για να μπορεί να θεωρηθεί ως αποδεκτό το αντίγραφο της επιταγής η οποία χρησιμοποιήθηκε για την πληρωμή/εξόφληση κάποιας δαπάνης, θα πρέπει να προσκομίζεται και η τραπεζική κατάσταση στην οποία να είναι εμφανής η εκκαθάριση της επιταγής.
- Έχει πραγματοποιηθεί πληρωμή κάποιας δαπάνης (π.χ. αγορά αναλωσίμου, εξοπλισμού) από κάποιον ερευνητή/υπάλληλο του Οργανισμού από την προσωπική του ιδιότητα και όχι από τον Οργανισμό. Μπορεί να καταστεί επιλέξιμη η συγκεκριμένη δαπάνη;
Η δαπάνη μπορεί να καταστεί επιλέξιμη εφόσον προσκομιστεί ένα από τα πιο κάτω:
- Απόδειξη είσπραξης που εκδίδεται από τον Παροχέα/Προμηθευτή προς τον ερευνητή/υπάλληλο ο οποίος πραγματοποίησε την πληρωμή/αγορά,
- Δελτίο εμβάσματος τράπεζας (advice slip) της πληρωμής του ερευνητή/υπάλληλου
- Αντίγραφο επιταγής του ερευνητή/υπάλληλου με εμφανή την εκκαθάριση της επιταγής στην κατάσταση του τραπεζικού λογαριασμού, ή
- Κατάσταση λογαριασμού του προμηθευτή στην οποία να είναι εμφανής η πληρωμή ολόκληρου του ποσού του εν λόγω τιμολογίου.
Παράλληλα είναι απαραίτητη η προσκόμιση απόδειξης αποζημίωσης του Οργανισμού προς τον ερευνητή/υπάλληλο ο οποίος πραγματοποίησε την εν λόγω πληρωμή/αγορά.
Σημειώνεται ότι δαπάνες άνω των 100 Ευρώ οι οποίες πληρώνονται σε μετρητά δεν είναι επιλέξιμες, ανεξάρτητα από ποιον πραγματοποιούνται.
- Η προσκόμιση αποδεικτικού πληρωμής προς κάποιο προμηθευτή υπηρεσίας/προμηθειών (π.χ. τραπεζική μεταφορά) ή η προσκόμιση απόδειξης είσπραξης από κάποιο προμηθευτή, στις λεπτομέρειες των οποίων αναγράφεται η ένδειξη «έναντι λογαριασμού», μπορούν να γίνουν αποδεκτές ως αποδεικτικά εξόφλησης συγκεκριμένου τιμολογίου;
Η προσκόμιση των συγκεκριμένων αποδεικτικών πληρωμής/είσπραξης, και μόνο, δεν μπορεί να θεωρηθεί ως αποδεκτό αποδεικτικό εξόφλησης συγκεκριμένου τιμολογίου, εκτός και αν προσκομιστεί επιπρόσθετα Κατάσταση Λογαριασμού από τον προμηθευτή, βάσει της οποίας
αποδεικνύεται ότι το εν λόγω τιμολόγιο δεν συμπεριλαμβάνεται στο οφειλόμενο υπόλοιπο.